Далеко не каждый офис или производственная площадка находится в пяти минутах ходьбы от метро или автобусной остановки. Завод может располагаться за городом, склад – в промышленной зоне, логистический комплекс – возле трассы, а смена начинаться тогда, когда общественный транспорт ещё не вышел на маршрут.
В такой ситуации вопрос «Как сотрудники будут добираться на работу?» быстро превращается из личной проблемы работников в задачу работодателя.
Один из вариантов – организовать корпоративную развозку. Компания может использовать собственный автобус или заключить договор с профессиональным перевозчиком. На первый взгляд схема элементарная: определить остановки, составить расписание и запустить автобус. Но у бухгалтерии и руководства сразу появляются дополнительные вопросы. Можно ли признать стоимость перевозки расходом? Как подтвердить её необходимость? Нужно ли прописывать развозку в трудовых договорах? Что делать с персоналом, предоставленным кадровым агентством?
Разбираемся по порядку.
Общего правила, по которому любой работодатель обязан утром забирать сотрудников возле дома, а вечером отвозить обратно, нет.
В обычной ситуации человек самостоятельно решает, как добраться до рабочего места. Совсем другое дело, когда без организованного транспорта нормальная работа предприятия фактически невозможна.
Представим распределительный центр в нескольких километрах от ближайшего населённого пункта. Первая смена начинается в 6:00, общественный автобус появляется только в 7:30. Формально сотрудники могут попытаться приезжать на такси или личных автомобилях. Но строить на этом ежедневную работу большого предприятия сложно.
Именно поэтому компании запускают собственные маршруты.
Прежде чем заказывать автобус, работодателю полезно определить юридическую модель доставки. Нужно понять, почему предприятие организует подвоз, кто имеет право пользоваться транспортом, откуда отправляются автобусы, за чей счёт осуществляется поездка и каким внутренним документом закрепляется этот порядок.
Если услугу предоставляет сторонняя транспортная компания, особое значение приобретает выбор самого перевозчика. Он должен иметь необходимые для конкретной перевозки разрешения и выполнять обязательные требования транспортного законодательства.
Договор со сторонним исполнителем тоже не должен существовать исключительно ради бухгалтерской папки. В нём разумно определить маршрут, периодичность рейсов, требования к транспорту, стоимость услуг, порядок подтверждения выполненных перевозок и ответственность сторон.
Начинать лучше не с поиска автобуса, а с расчёта реальной потребности.
Сначала выясняют, сколько человек нуждаются в развозке, где они живут и во сколько начинаются и заканчиваются смены. После этого можно формировать точки посадки.
Забирать каждого сотрудника непосредственно от дома обычно невыгодно. Практичнее определить несколько остановок, до которых людям удобно добраться самостоятельно.
Следующий вопрос – расписание. Здесь желательно предусмотреть небольшой временной запас. Если смена начинается ровно в 8:00, автобус не должен прибывать к проходной в 7:59. Очевидно, что людям ещё нужно выйти, пройти на территорию предприятия и подготовиться к работе.
После разработки маршрута выбирается способ перевозки.
Первый вариант – собственный транспорт. Компания сама содержит автобус, организует его обслуживание, нанимает водителей и выполняет требования, связанные с эксплуатацией пассажирского транспорта.
Второй вариант – договор с перевозчиком. Для большинства организаций, основной бизнес которых никак не связан с транспортом, такой подход зачастую проще. Работодатель покупает услугу и не превращает административный отдел в маленький автобусный парк.
После этого порядок доставки закрепляют документально. В зависимости от ситуации соответствующие условия могут появиться в коллективном договоре, трудовых договорах, локальном акте и других документах компании.
И наконец, нужно определить человека, который будет отвечать за развозку внутри предприятия. Иначе опоздание автобуса в понедельник утром быстро превращается в коллективный поиск того, «кто вообще занимается транспортом».
Для бизнеса корпоративный автобус означает дополнительные затраты.
При работе со сторонним перевозчиком компания оплачивает его услуги. При использовании собственного транспорта появляются расходы на топливо, обслуживание, ремонт, оплату труда водителей и другие эксплуатационные затраты.
Однако для налога на прибыль недостаточно сказать: «Мы заплатили за автобус, значит уменьшаем налоговую базу».
Налоговый кодекс устанавливает специальное правило в отношении оплаты проезда работников между домом и работой.
В общем случае такие затраты не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Но из правила предусмотрены исключения. Именно на них работодателю и нужно обратить внимание.
Кроме специальной нормы необходимо помнить и об общем принципе налогового учёта: признаваемые затраты должны отвечать установленным требованиям к обоснованности и документальному подтверждению.
Иными словами, одного банковского платежа перевозчику недостаточно. Из документов должна быть понятна деловая причина расходов.
Здесь особенно важно не смешивать два основания, предусмотренных налоговым законодательством.
Пункт 26 статьи 270 НК РФ в общем случае исключает из учитываемых расходов оплату проезда работников к месту работы и домой транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом.
Однако сама норма предусматривает исключения.
Первое связано с ситуацией, когда необходимость доставки определяется технологическими особенностями производства.
Второе касается случаев, когда затраты на оплату проезда предусмотрены трудовыми договорами или коллективным договором.
На практике налоговые органы и разъяснения финансового ведомства уделяют большое внимание фактическим обстоятельствам. Поэтому наиболее осторожный вариант для работодателя – не ограничиваться одной фразой в договоре, а иметь понятное экономическое объяснение доставки и полный комплект подтверждающих документов.
Например, если производственная площадка удалена от города и сотрудники физически не могут приехать к началу смены общественным транспортом, обоснование выглядит значительно убедительнее, чем бесплатное такси до офиса в центре города исключительно ради дополнительного бонуса персоналу.
В архивных разъяснениях ФНС встречается подход, при котором для признания расходов одновременно учитываются и производственная необходимость доставки, и её закрепление в трудовом либо коллективном договоре. Поэтому при существенных суммах безопаснее заранее оценить налоговые последствия применительно к конкретной схеме работодателя.
Что вообще означает такая необходимость на практике?
Обычно речь идёт о ситуации, когда без корпоративного транспорта обеспечить нормальную работу предприятия объективно сложно или невозможно.
Допустим, производство находится далеко от жилых районов. Остановка общественного транспорта расположена в нескольких километрах. Рабочая смена начинается ночью или ранним утром. Либо существующее расписание автобусов совершенно не совпадает со сменным графиком.
Тогда корпоративный транспорт становится не столько социальной льготой для работников, сколько частью организации производственного процесса.
Работодателю желательно уметь это подтвердить.
Полезными доказательствами могут стать схема маршрута, сведения о расположении предприятия и остановок, действующее расписание общественного транспорта, графики смен, приказ об организации доставки и расчёты, объясняющие выбор маршрута.
Представим, что рабочий день начинается в 7:00, а первый общественный автобус приезжает к промышленной площадке в 8:15. Здесь связь между развозкой и производственной необходимостью довольно очевидна.
А вот если офис находится возле станции метро, сотрудники работают с 10:00 до 19:00, но компания решила бесплатно возить всех из соседнего района для повышения лояльности, налоговое обоснование уже будет другим.
Поэтому обстоятельства имеют значение.
Второй важный вопрос – документальное закрепление обязанности работодателя оплачивать или организовывать проезд.
Если доставка является частью условий, предоставляемых сотрудникам, соответствующее положение можно закрепить в трудовых договорах либо коллективном договоре.
Но лучше избегать слишком общей фразы вроде «работодатель вправе организовать транспорт».
Из документов должно быть понятно, что именно предоставляет организация: бесплатную доставку, компенсацию проезда или иной вариант. Желательно определить общие правила пользования корпоративным транспортом.
Подробности маршрутов необязательно переписывать в каждый трудовой договор. Они могут меняться вместе с численностью сотрудников и графиком предприятия. Практические детали удобнее закрепить отдельным внутренним документом, если выбранная работодателем схема позволяет это сделать.
При этом важно не путать две вещи: само закрепление условия и налоговую квалификацию расходов. Наличие строчки в трудовом договоре не отменяет необходимости правильно определить основание учёта затрат и подтвердить их документами.
С налоговой точки зрения корпоративная развозка требует внимания сразу к нескольким вопросам.
Первый – налог на прибыль. Как уже говорилось выше, статья 270 НК РФ содержит специальное правило по затратам на проезд между домом и работой. Поэтому бухгалтеру необходимо определить, подпадает ли конкретная модель доставки под предусмотренное исключение.
Второй вопрос – НДФЛ.
Если работодатель организует доставку потому, что рабочая площадка удалена и сотрудники объективно не могут нормально добираться самостоятельно, в разъяснениях налоговых органов встречается позиция об отсутствии у работников экономической выгоды. Например, ФНС указывала на такой подход применительно к доставке, вызванной удалённостью и труднодоступностью рабочего места.
Но распространять этот вывод автоматически на любую бесплатную корпоративную развозку не следует.
Если транспорт фактически предоставляется человеку как персональное благо, налоговая оценка может отличаться. Особенно осторожно нужно подходить к ситуациям, когда стоимость услуги можно определить применительно к каждому конкретному сотруднику.
Третий вопрос – страховые взносы. Здесь также важны правовая природа предоставляемой работнику услуги, способ организации перевозки и возможность определить индивидуальную экономическую выгоду. Общий объект обложения страховыми взносами установлен статьёй 420 НК РФ. Поэтому вывод нужно делать по конкретной модели, а не по одному лишь названию выплаты или услуги.
Есть и НДС, если перевозку выполняет сторонний подрядчик. Возможность применения вычета зависит от общих требований главы 21 НК РФ, характера операции и наличия правильно оформленных документов.
Главное правило здесь скучное, зато полезное: налоговый учёт нужно продумать до запуска корпоративного автобуса, а не после того, как бухгалтер впервые увидит счёт перевозчика.
В бухгалтерском учёте расходы необходимо отражать исходя из их экономического содержания и принятой организацией учётной политики.
Если персонал доставляет сторонняя транспортная компания, основанием становятся договор и документы, подтверждающие оказание услуг.
Дальнейший бухгалтерский учёт зависит от того, с деятельностью какого подразделения связаны перевозимые сотрудники.
Например, затраты на доставку производственного персонала могут относиться к расходам, связанным с основной производственной деятельностью. Развозка административного персонала может учитываться иначе.
Поэтому пытаться подобрать один универсальный бухгалтерский счёт для любой корпоративной доставки неправильно.
Для собственного автобуса картина сложнее. Компания несёт не один общий расход на «развозку», а несколько видов затрат: топливо, ремонт, техническое обслуживание, амортизацию, зарплату водителя и связанные с ней начисления.
Все операции должны иметь первичные документы.
Если работает подрядчик, понадобятся документы, подтверждающие объём и стоимость оказанных услуг. Если используется собственный транспорт, документальное сопровождение формируется уже с учётом требований к эксплуатации автомобиля и внутренних правил компании.
Полезно также хранить документы, подтверждающие не только сумму расходов, но и саму необходимость доставки. В случае налогового спора они помогают показать, почему ="/BusRental/perevozki-po-gorodu">автобус вообще понадобился бизнесу.
Отдельная ситуация возникает, когда на площадке работают люди, которых предоставило кадровое агентство или другая организация в рамках законной модели предоставления труда работников.
Предположим, склад использует собственный персонал и одновременно привлекает дополнительных работников через агентство. Смена у всех начинается одновременно, поэтому корпоративный автобус забирает и штатных сотрудников, и привлечённых специалистов.
Кто в таком случае оплачивает поездку?
Ответ лучше определить ещё при заключении договора между организациями.
Можно установить, что транспорт полностью обеспечивает принимающая сторона. Возможен и другой вариант: агентство включает стоимость доставки в цену своих услуг либо компенсирует соответствующие затраты по согласованной схеме.
Важно, чтобы договоры и фактическая организация процесса не противоречили друг другу.
Для налогового учёта принимающей стороне необходимо особенно внимательно обосновать связь таких расходов со своей деятельностью. Если без привлечённых работников невозможно обеспечить смену, а место работы находится там, куда нельзя нормально добраться общественным транспортом, деловая цель доставки прослеживается значительно лучше.
При этом условия, относящиеся к штатным сотрудникам компании, нельзя автоматически переносить на работников другой организации.
Нужно учитывать, кто является их работодателем, на каком основании они выполняют работу на площадке, кто по договору обязан организовать транспорт и кому предъявляются расходы.
Чем подробнее эти вопросы решены до начала сотрудничества, тем меньше споров возникает потом между кадровой службой, бухгалтерией и контрагентом.
Организовать доставку сотрудников к месту работы несложно технически. Гораздо важнее правильно встроить её в работу компании.
Сначала стоит определить причину, по которой нужен корпоративный транспорт. Затем рассчитать маршруты и расписание, выбрать между собственным автобусом и услугами перевозчика и закрепить выбранный порядок в документах.
Отдельного внимания заслуживают налоги.
Стоимость поездок работников между домом и рабочим местом нельзя автоматически записывать в уменьшающие прибыль расходы только потому, что компания действительно заплатила перевозчику. Налоговый кодекс устанавливает специальное правило и исключения из него. Поэтому необходимо заранее определить основание для признания расходов и собрать документы, которые подтверждают позицию организации.
Если доставка связана с расположением предприятия, сменным режимом или другими объективными особенностями работы, это также стоит зафиксировать документально. Не нужно рассчитывать, что спустя два года при проверке кто-нибудь вспомнит, почему именно был запущен маршрут в 5:30 утра.
И ещё один практический момент: корпоративная развозка — это не только статья расходов. Для предприятий за городом, складов, заводов и компаний со сменным графиком она нередко становится частью нормального рабочего процесса. Когда сотрудник знает, что автобус действительно приедет в назначенное время, работодателю проще обеспечить явку на смену, а самому человеку не приходится каждое утро решать маленькую транспортную головоломку.
Пассажиры
